Personuppgiftsbehandling

Information om Personuppgiftsbehandling

Personuppgiftsansvarig: Interkredit Sverige AB (nedan benämnt Interkredit)

Kontaktuppgift: Interkredit Sverige AB, Mailbox 1803, 411 41 Göteborg, Telefon: 010-5519370

1. Vår inställning

I Interkredits verksamhet med fakturaköp och företagsfinansiering hanterar vi personuppgifter som tillhör våra Klienter och i förekommande fall deras slutkunder men även andra grupper så som kontaktpersoner hos våra leverantörer, försäljare och handläggare hos myndigheter. Det är viktigt för Interkredit att skydda och respektera dessa personuppgifter och värna om den personliga integriteten. Att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning är därför en grundläggande princip i verksamheten. Nedan följer information om Interkredits personuppgiftsbehandling.

2. Definitioner

Personuppgifter: Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn och adress.

Personuppgiftsbehandling: Alla former av åtgärder med personuppgifter är en personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering, strukturering, och lagring.

Personuppgiftsansvarig: Interkredit är Personuppgiftsansvarig för personuppgifterna i fakturaköp och finansieringsverksamheten. Som Personuppgiftsansvarig bestämmer bolaget för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till.

3. Insamling av information

3.1. Kontaktperson hos Klienter och slutkunder

Interkredit samlar huvudsakligen in personuppgifter om sina Klienter i samband med att ett samarbetsavtal om fakturaköp eller andra finansieringstjänster ingås. Uppgifter som då kan samlas in är namn till ägare, styrelseledamöter och andra företrädare hos Klienten samt kontaktuppgifter till dessa personer så som, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Ofta samlas även kopia på ID handlingar in för att identifiera personen som ingår avtalet. Innan affärsförbindelsens ingående kan Interkredit även inhämta en kreditupplysning eller andra dokument som styrker Klientens ekonomiska förhållanden för att uppnå kundkännedom och kunna genomföra en tillräcklig kreditprövning. Interkredit kontrollerar även om företrädare för Klienten finns med på offentliga sanktionslistor eller om han eller hon, eller en familjemedlem eller nära medarbetare till företrädaren, är en person i politiskt utsatt ställning (PEP) då denna skyldighet åligger finansiella institut enligt gällande penningtvättsregelverk. Om avtal har träffats digitalt via Interkredits hemsida och signering och identifiering sker med e-signering kommer även information om sådan e-signering att sparas, exempelvis Bank ID-nummer.

För att kunna leverera sina tjänster kommer Interkredit även att samla in information gällande de av Klientens slutkunder som Interkredit hanterar eller tar över, exempelvis slutkunder till Klienter som Interkredit har köpt fakturor ifrån. I dessa fall kan Interkredit samla in namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadresser samt information om genomförda köp av varor eller tjänster som slutkunden har gjort och som ligger till grund för de fordringar som Interkredit har förvärvat eller på annat sätt hanterar inom sin fakturaköp- eller finansieringsverksamhet.

Uppgifter tillhörande Klienter och slutkunder samlas även in eller kompletteras genom olika leverantörer av upplysningstjänster. Exempel på sådana leverantörer är Bisnode som levererar kreditupplysnings och adressinformation samt Bolagsverket som levererar information om registrerade företrädare för Klienter och verkliga huvudmän.

Användning av informationen (Ändamål och legal grund)
Som beskrivits ovan behandlar Interkredit huvudsakligen personuppgifter tillhörande företrädare hos Klienter och slutkunder för att möjliggöra fakturering och administration av fordringar som bolaget har övertagit i fakturaköp och finansieringsverksamheten. Härigenom behandlas personuppgifterna huvudsakligen för att fullgöra ett avtal som en Klient eller slutkund är part i samt fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk. Detta inbegriper följande:

  • identifiera Klienter och slutkunder
  • kommunicera med Klienten eller slutkunden via kundportal, mail, post eller telefon
  • administrera in och utbetalningar från Klienter, slutkunder och myndigheter
  • uppdatera personuppgifter, exempelvis adress och telefonnummer, via privata eller offentliga register
  • bevaka och anmäla fordringar i skuldsaneringsärenden, konkurser och bouppteckningar

Förutom att administrera lånet och fakturaköpet behandlas även uppgifter för att rapportera eller på annat sätt behandla information som bolaget är skyldig enligt lag, författningar eller myndighetsbeslut

Exempelvis:

  • skicka kontrolluppgifter om inbetald ränta från fysiska personer till Skatteverket
  • bevara handlingar enligt bokföringslagstiftning
  • Identifiera och kontrollera misstänkt penningtvätt

Om Klienten eller slutkunden har lämnat sitt samtycke kan uppgifterna även användas för att genomföra marknadsföringsåtgärder. Andra uppgifter som samlas in grundat på samtycke är information som inhämtas via cookies. Om en uppgift enbart grundas på samtycke är det möjligt för personen att återkalla samtycket genom att kontakta Interkredit.
Vidare kan behandlingen även grundas på en intresseavvägning. Detta innebär att Interkredits intresse att behandla uppgiften väger tyngre än Klientens eller slutkundens intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.

Slutligen kan delar av personuppgifterna även användas som ett underlag för Interkredits interna utvärdering och analys av sina tjänster. Sådan uppföljning kommer ske på aggregerad nivå där personuppgifterna har anonymiserats.

3.2. Övriga kategorier av personuppgiftsbehandlingar

Utöver Interkredits klienter och slutkunder behandlas även personuppgifter som tillhör följande personer:

  • kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners,
  • handläggare på myndigheter där Interkredit har eller tidigare har haft ett ärende, exempelvis personal hos Kronofogden och Skatteverket,
  • domare och annan personal vid domstolar där Interkredit är eller tidigare har varit part i ett mål (exempelvis vid konkursärenden),
  • personer som kontaktar Interkredits kundservice (exempelvis frågor via e-post)
  • besökare på hemsidan www.interkredit.se

Leverantörer
Information gällande kontaktpersoner hos leverantörer samlas in i samband med att ett möjligt samarbete börjar diskuteras eller när ett avtal ingås mellan parterna. Uppgifterna kommer då direkt från personen själv eller via en plats där personuppgifterna publicerats för allmänheten, exempelvis på en hemsida. Uppgifterna är nödvändiga för att Interkredit skall kunna följa upp samarbetet vilket innebär bland annat att åberopa garantier, rapportera incidenter och möjliggöra uppsägning av tjänsten. Grunden för denna behandling är att det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal, en rättslig förpliktelse eller berättigat intresse hos Interkredit.

Myndighetspersonal
I det fall Interkredit via ett inkassoföretag ansökt om betalningsföreläggande eller vidtagit exekutiva åtgärder kan bolaget även samla in och behandla förelägganden och exekutionstitlar som innehåller namn och kontaktuppgifter till handläggare hos Kronofogden samt personal som myndigheten anlitat, exempelvis delgivningsmän. Dessa underlag sparas då tillsammans med övriga handlingar i ärendet för att möjliggöra fullgörelse av avtal eller en rättslig förpliktelse. Det samma gäller namn och kontaktuppgifter till domare eller annan personal vid domstolar där Interkredit är eller tidigare har varit en part i ett mål och bolaget mottagit en dom eller ett föreläggande.

Frågor till kundservice
Interkredit behandlar även personuppgifter till personer som kontaktar bolagets kundservice men som inte faller under någon av ovan nämnda kategorier. Detta kan exempelvis vara försäljare eller personer som tidigare haft en skuld till Interkredit och som kontaktar bolaget med allmänna frågor. Personuppgifter som tillhör dessa personer sparas för att möjliggöra återkoppling till personen vilket är ett berättigat intresse för Interkredit.

Insamling via hemsidan, cookies
Om en besökare på Interkredits hemsida lämnar sitt godkännande, kommer Interkredit att spara en cookie-fil på dennes dator, mobiltelefon eller annan enhet som används. Interkredit använder informationen från cookies-filer för att analysera trafiken på hemsidan, exempelvis för att se vem som besökt hemsidan vid en viss tidpunkt. På så sätt kan bolaget utvärdera hur hemsidan kan vidareutvecklas. För en besökare på hemsidan är det möjligt att neka Interkredit möjligheten att installera cookie-filer genom att ställa in detta via sin webbläsare. Det går även att radera cookies i efterhand.

4. Automatiserat beslutfattande och profilering

Interkredit kan genomföra automatiserade beslut (inbegripet profilering) om det är:

  • nödvändigt för att ingå eller fullgöra ett avtal
  • tillåtet i lagstiftningen eller
  • den registrerade personen har samtyckt till det

Exempel på situation där Interkredit kan fatta automatiserade beslut är automatiska godkännande/avslag på en ansökan om fakturaköp via Internet.
Vidare kan Interkredit använda profilering om det finns ett berättigat intresse för Interkredit, exempelvis vid marknadsföring eller kundanalyser eller om en rättslig skyldighet föreligger, så som vid transaktionsmonitorering för att motverka bedrägerier eller upptäcka penningtvätt.

5. Hur vi delar informationen

Interkredit övervakar den insamlade informationen och överlåter den som huvudregel inte till någon utomstående då det råder tystnadsplikt för uppgifter som behandlas inom verksamheten. Interkredit kan dock dela personuppgifter med en eller flera underleverantörer om detta är nödvändigt för att bolaget skall kunna bedriva verksamheten. Detta sker exempelvis när Interkredit anlitar en IT-leverantör för drift och support av IT-systemen, använder ett call center eller anlitar ett externt företag för att printa och kuvertera fakturor och brev som skall skickas till bolagets Klienter eller slutkunder. Det samma gäller om personuppgifterna som behandlas behöver uppdateras, exempelvis genom adressuppdateringar via Bisnode, då utlämnandet av information blir nödvändigt.
Om en faktura inte betalas vid förfallodagen kan också delar av uppgifterna lämnas till ett inkassobolag för att inkassera fordran. Uppgifterna kan vidare lämnas till myndigheter, så som Finansinspektionen, Skatteverket, Finanspolisen eller Datainspektionen, om Interkredit är skyldig att rapportera uppgifter till dem enligt lag eller praxis.
Ett utlämnande av information sker dock alltid med beaktande av gällande sekretessregler och en underleverantör har aldrig tillåtelse att använda uppgifterna för något annat syfte än vad Interkredit har instruerat.

6. Överföring till andra länder

Interkredit kan komma att lämna ut personuppgifter till ett inkassobolag i ett annat land än Sverige i samband med att en registrerad person, exempelvis en slutkund, flyttar utomlands för att möjliggöra fastställelse eller fullgörelse av en rättslig förpliktelse och inkassera en fordran. Ett sådant utlämnande av information kan ske även utanför EU och EES.
Vidare kan Interkredit använda leverantörer, exempelvis för lagring av information, där behandlingen sker utanför EU och EES. Innan en sådan leverantör anlitas säkerställs dock att landets lagstiftning har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, att EU:s standardklausuler undertecknats eller att företaget anslutit sig till den så kallade Privacy Shield listan.

7. Säkerhet

Uppgifter om Interkredits Klienter och slutkunder skyddas enligt lag av tystnadsplikt. Interkredit skyddar därför alla uppgifter i verksamheten, inklusive personuppgifter, genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Detta innebär att bolaget har rutiner som begränsar uppgifternas spridning både internt och externt. Om det inträffar en incident där personuppgifterna sprids till obehöriga kommer Interkredit skyndsamt att informera om det inträffade.

8. Lagringstid

Huvudregel för all personuppgiftsbehandling i Interkredits verksamhet är att uppgifterna skall gallras när ändamålet med behandlingen är uppfyllt. Personuppgifter som tillför en företrädare hos en Klient sparas under hela affärsförbindelsen. När samarbetet har avslutats och parternas skyldigheter mot varandra har upphört kommer uppgifterna därför att gallras förutsatt att Interkredit inte är skyldig att fortsätta att behandla dem enligt lag, exempelvis kravet att bevara handlingar enligt penningtvättslagen. I praktiken innebär detta att uppgifter som Interkredit behandlar om affärsuppgörelsen i de flesta fall gallras 5 år efter att ett samarbete har avslutats. Uppgifter som behövs för att uppfylla arkiveringsskyldigheten i bokföringslagen behandlas dock upp till 7 år.
Information som samlas in i samband med en ansökan om att ingå ett fakturaköp eller finansieringsavtal men där något affärsförhållande aldrig uppstått kommer att gallras inom 3 månader räknat från dagen för ansökan.

Uppgifter som tillhör slutkunder gallras som huvudregel 12 månader efter att fakturan blivit betald. Vissa uppgifter kan dock fortsätta att behandlas om det är nödvändigt enligt exempelvis bokföringslagens regler.

Personuppgifter som tillhör kontaktpersoner hos leverantörer behandlas under hela avtalsförhållandet. Personuppgifterna kan dock behandlas längre om personerna har samtyckt till detta alternativt om Interkredit har ett befintligt intresse eller behöver uppgifterna för att fullgöra en rättslig skyldighet, exempelvis enligt bokföringslagens regler.
I det fall en person i annat fall kontaktat Interkredit, exempelvis via e-post, och Interkredit härigenom samlat in personuppgifter skall dessa gallras 6 månader efter att återkoppling skett eller ärendet på annat sätt är avslutat förutsatt att behandlingen inte kan ske på någon annan giltig grund.

9. De registrerades rättigheter

Personer som har synpunkter på Interkredits personuppgiftsbehandling, vill komplettera en ofullständig personuppgift eller har uppmärksammat en felaktighet uppmanas att kontakta Interkredits Dataskyddsombud på följande adress: dataskydd@interkredit.se eller Interkredit Sverige AB ”Dataskyddsombud” Mailbox 1803, 411 41 Göteborg.

En registrerad person har även rätt att få uppgifter raderade om de inte längre behövs för de ändamål som Interkredit har samlat in dem för och det inte längre finns något berättigat skäl för att fortsätta behandla uppgiften. Mer information om Interkredits lagringstider finns under punkten ”Lagringstid”. Om en behandling grundas helt på samtycke har personen rätt att återkalla sitt samtycke. Interkredit kommer då avsluta behandlingen. Det är mycket viktigt för Interkredit att det finns ett förtroende för bolagets personuppgiftsbehandling och att den sker på ett korrekt och lagligt sätt. Interkredit strävar därför åt att skyndsamt utreda de anmärkningar som framförs. En person som är missnöjd med vår personuppgiftsbehandling kan också vända sig till Datainspektionen för att påtala synpunkter gällande Interkredits personuppgiftsbehandling. Datainspektionens adress är Box 8114, 104 20 Stockholm

För att granska vilka uppgifter Interkredit behandlar är det möjligt för alla personer som finns registrerade i ett av Interkredits register att begära ett registerutdrag. En sådan begäran kan lämnas via post eller e-post till Dataskyddsombudet. I ett registerutdrag lämnas information kring vilka personuppgifter som behandlas av Interkredit. Normalt lämnas svar på en sådan begäran 1 månad från det att begäran kom Interkredit tillhanda. I de fall det fall den registrerade begär det och det är tekniskt möjligt kan Interkredit även sammanställa personuppgifterna och överlämna informationen till en annan part som den registrerade anvisat

Denna information kan komma att justeras och uppdateras om Interkredits interna rutiner ändras eller om bolaget åläggs att uppdatera informationen enligt lag eller myndighetsbeslut. Den aktuella versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på bolagets hemsida www.interkredit.se